Safe File Sharing
แชร์ไฟล์ผ่านลิงก์ภายในองค์กร ตั้งสิทธิ์และวันหมดอายุ แทนการแนบไฟล์ลับทางแชตหรือเมล.
เริ่มอ่านตรงนี้ก่อน
อธิบายแบบง่าย
Safe File Sharing คือเรื่องที่ช่วยให้เราใช้ป้องกันข้อมูล สิทธิ์ key token และความเสี่ยงจากการแชร์ผิดทางได้ถูกทางขึ้น
ระดับ
เหมาะกับคนที่เริ่มลงมือทำแล้ว
ใช้เมื่อไหร่
เมื่อต้องส่งเอกสาร รายงาน หรือสเปรดชีตให้เพื่อนร่วมงานหรือทีม.
อ่านแล้วทำอะไรต่อ
เลือกลิงก์แบบ specific people ใส่อีเมลของคนที่เกี่ยวข้อง ตั้งสิทธิ์เป็น view ตั้งวันหมดอายุ 14 วัน แทนการแนบไฟล์ทาง LINE หรืออีเมลภายนอก.
เห็นภาพ: ทริคนี้เป็นยังไง
"ทุกคนที่มีลิงก์" แก้ไขได้ ไม่มีวันหมดอายุ
เฉพาะคนที่ระบุ สิทธิ์ดูอย่างเดียว ตั้งวันหมดอายุ
ใช้ตอนไหน?
- เมื่อต้องส่งเอกสาร รายงาน หรือสเปรดชีตให้เพื่อนร่วมงานหรือทีม.
- เมื่อไฟล์มีข้อมูลอ่อนไหว เช่น ราคา ข้อมูลพนักงาน หรือสัญญา.
- เมื่อต้องการถอนสิทธิ์เข้าถึงภายหลัง หรือจำกัดเวลาเข้าถึง.
ความหมาย
การแชร์ที่ปลอดภัยคือให้ลิงก์เฉพาะคนที่ควรเห็น ไม่ใช่ลิงก์แบบ anyone (ใครก็เปิดได้). ใน Microsoft 365 ควรเลือกลิงก์แบบ people in your organization (เฉพาะคนในองค์กร) หรือ specific people (เฉพาะคนที่ระบุ), ตั้งสิทธิ์เป็น view (ดูอย่างเดียว) เมื่อไม่ต้องให้แก้ และตั้ง expiration (วันหมดอายุ) สำหรับไฟล์อ่อนไหว.
ตั้งค่าแชร์ลิงก์ใน OneDrive/SharePoint
เลือกขอบเขตผู้รับ (เฉพาะองค์กร/เฉพาะคน) -> ตั้งสิทธิ์ View หรือ Edit -> เปิด Set expiration date -> ปิด Allow editing ถ้าไม่จำเป็น -> คัดลอกลิงก์.
Share -> Link settings -> 'People in your org' or 'Specific people' -> Can view -> Set expiration date -> Copy linkตัวอย่างการใช้
ส่งรายงานราคาขายให้ทีมในประเทศ
เลือกลิงก์แบบ specific people ใส่อีเมลของคนที่เกี่ยวข้อง ตั้งสิทธิ์เป็น view ตั้งวันหมดอายุ 14 วัน แทนการแนบไฟล์ทาง LINE หรืออีเมลภายนอก.