Document Library
Document Library คือที่เก็บไฟล์ส่วนกลางของทีม แก้พร้อมกันได้และเก็บประวัติทุกเวอร์ชัน
เริ่มอ่านตรงนี้ก่อน
อธิบายแบบง่าย
Document Library คือเรื่องที่ช่วยให้เราใช้จัดการเว็บทีม ไฟล์ รายการข้อมูล และสิทธิ์การเข้าถึงได้ถูกทางขึ้น
ระดับ
เหมาะกับคนเริ่มต้น
ใช้เมื่อไหร่
ทีมต้องเก็บไฟล์ส่วนกลางที่ทุกคนเข้าถึงได้จากที่เดียว
อ่านแล้วทำอะไรต่อ
เก็บไฟล์ SOP พร้อมคอลัมน์ แผนก, สถานะ (ร่าง/อนุมัติ), วันที่ทบทวน — กรองดูเฉพาะ SOP ที่อนุมัติแล้วได้ทันที
เห็นภาพ: ทริคนี้เป็นยังไง
- 1ไปที่ไซต์ แล้วกด + New -> Document libraryตั้งชื่อไลบรารี เช่น 'เอกสาร SOP'
- 2อัปโหลดไฟล์ หรือกด New สร้างไฟล์ใหม่ลากไฟล์เข้ามาได้หลายไฟล์พร้อมกัน
- 3เพิ่มคอลัมน์ metadata ให้แต่ละไฟล์เช่น แผนก, สถานะ (ร่าง/อนุมัติ), วันที่ทบทวน
- 4กรอง/จัดกลุ่มด้วย metadata แทนการซ้อนโฟลเดอร์ดูเฉพาะ SOP ที่อนุมัติแล้วได้ทันที
- 5คลิกขวาไฟล์ -> Version history เพื่อย้อนเวอร์ชันกู้ไฟล์ที่ถูกแก้ผิดกลับมาได้
▶ เล่นอัตโนมัติ · ชี้เมาส์เพื่อหยุด · กดแถบด้านบนเพื่อข้ามขั้น
ใช้ตอนไหน?
- ทีมต้องเก็บไฟล์ส่วนกลางที่ทุกคนเข้าถึงได้จากที่เดียว
- ต้องการประวัติเวอร์ชันเพื่อย้อนไฟล์กลับได้
- ต้องการแท็กไฟล์ด้วย metadata เพื่อกรองและจัดกลุ่มแทนการซ้อนโฟลเดอร์ลึกๆ
ความหมาย
Document Library (ที่เก็บเอกสาร) คือที่เก็บไฟล์บน SharePoint ที่ทำได้มากกว่าโฟลเดอร์ทั่วไป — เพิ่ม metadata (ข้อมูลกำกับ เช่น เจ้าของ สถานะ) ให้แต่ละไฟล์ได้ เก็บประวัติเวอร์ชัน แก้พร้อมกันหลายคน (co-authoring) และควบคุมสิทธิ์ระดับไฟล์
สร้างและใช้งาน Library
ไปที่ไซต์ -> + New -> Document library จากนั้นอัปโหลดไฟล์ เพิ่มคอลัมน์ metadata และเปิด Version history เพื่อดู/ย้อนเวอร์ชัน
Site -> + New -> Document library
-> Upload / New file
-> Add column (metadata)
-> Right-click file -> Version historyตัวอย่างการใช้
ไลบรารีเอกสาร SOP ของโรงงาน
เก็บไฟล์ SOP พร้อมคอลัมน์ แผนก, สถานะ (ร่าง/อนุมัติ), วันที่ทบทวน — กรองดูเฉพาะ SOP ที่อนุมัติแล้วได้ทันที